Back 
YÖNETİM
ARACI OLARAK MUHASEBE...
Yöneticiler,
bir işletmenin faaliyetlerini yönetmekle sorumludurlar. Bunu başarmak için yöneticiler
çok çeşitli araç ve kaynakları kullanmak zorundadır. Belki de bu kaynakların
en önemlisi, tüm finansal verileri üreten, MUHASEBE SİSTEMİdir. Bir çok işletme
kararları muhasebe verilerine dayandığından, FİNANSAL RAPORLAR ve MUHASEBE
RAPORLARI ile KONTROL SİSTEMLERİ hakkında gayet iyi bilgi sahibi olmak çok
önemlidir.
MUHASEBE
SİSTEMİ, işletmenin mali ve faaliyet durumunu göstermek amacıyla ilgili tüm
finansal bilgileri toplayabilmek için tasarlanır. Bu veriler karar verme sürecini
doğrudan etkilediğinden, yöneticiler bu bilgileri geliştirmek amacıyla
kullanılan işlem, yöntem ve metotları tanımalıdırlar.
Muhasebeyi,
finansal verileri kaydetme, özetleme ve yorumlamaya yönelik bir yöntem olarak
tanımlayabiliriz. Kaydetme ve özetleme basamakları genellikle “Defter
Tutma” olarak adlandırılırken, yorumlama işlevi daha çok muhasebeye bağdaştırılmaktadır.
Bu yorumlama süreci nedeniyle, genel finansal veriler çok daha önemli
anlamlar kazanmaktadır. Bir başka deyişle, tek başına veri, işletme yöneticisine
çok az yarar sağlayacaktır. Verilerin gerçekten yararlı hale
getirilebilmesi yalnızca YORUM
yoluyla başarılabilir. Ancak ve ancak yorumlama ile veriler gerçekten yararlı
hale gelebilir.
Muhasebe
süreci, finansal verilerin firmanın başarısıyla yakından ilgilenen herkese
sunulmasıyla sonuçlanır. Formal Tablolar ve Informal Yönetim raporları bu
amaçla muntazaman yayınlanmalıdır. Bu tablo ve raporlar finansal ve faaliyet
verilerinin kullanıcıya ulaşmasının temel araçlarıdırlar. Daha etkili
olabilmesi için veriler ilgilenen kullanıcıların gereksinimleri de göz önünde
bulundurularak ona göre sunulmalıdır.
İşletme
raporları genellikle işletme içi gereksinmeler için hazırlanır. Bunlar
faaliyet kararlarının alınmasında oldukça faydalı olan finansal başarıları
yansıtırlar. Satışların büyümesine ilişkin analizler, doluluk oranı eğilimleri,
brüt kar marjı analizleri, departman karları ve aktiflerin büyümesi,
tesislerde meydana gelen genişleme analizleri bu yönetim raporlarından bazılarıdır.
Genelde bu raporlar işletme yöneticilerine belli süre içerisindeki gelişmelerin
bir göstergesini vermektedir. Aynı şekilde bu verilerin analiz ve yorumları
da raporları inceleyen diğer kişilerin alacakları kararlar için bir temel
oluşturmaktadır.
Finansal
raporları kullananları gereksinimlerine göre şu şekilde guruplandırabiliriz;
İşletme sahipleri, alacaklılar, yöneticiler, kamu görevlileri ve
bireyler... Finansal raporları kullanan grupların başlıca düşünceleri şu
şekildedir;
İşletme sahipleri, “Nasıl daha fazla kar elde edebilirim?”
Alacaklılar, “Acaba borç vermeli miyim?”
Yöneticiler, “Beklenene uygun bir başarı sağlayabildim mi?”
Kamu görevlileri, “Acaba vergi bildirimi doğru yapılmış mı?”
Bireyler, “Acaba işletme toplumumuza yararlı olmaya devam edecek
midir?”
İşletme
sahipleri ya da işletme sahibi olmayı düşünenler veyahut yatırımcılar
yapmış oldukları yatırımları yönetirken, KARAR VERME durumundadırlar.
Yatırımcı yatırım kararını verirken gelecekteki muhtemel finansal
performansı saptamak için daha önceki yılların finansal tablolarını
inceler. Yatırım gerçekleştirildikten sonra, işletme sahibi firmasının
gidişatını finansal tabloların vermiş olduğu ipuçlarına göre değerlendirir.
İşletme sahibi için önemli olan başarı sağlanmasıdır, ve karın
maksimizasyonunun en yükseğe çıkarılması için, uygun zamanlarda bazı
KARARLAR ALMAK zorundadırlar. İşte bu yüzden, İşletme sahiplerinin
finansal tabloların hazırlanışı ve sunumuna ilişkin temel prensipleri iyi
anlamaları zorunludur.
Gelir
tablosu, satışlar, giderler ve işletmenin karlılığı hakkında bilgi verdiği
için başvurulacak ilk kaynaktır. Böylece, İşletme sahiplerinin karar
almaları mali tablolar aracılığı ile kolaylaştırılmaktadır. Alacaklılar,
özellikle kısa vadeli borçların alacaklıları, borçların ödenip ödenemeyeceğini
analiz edebilmek için Bilanço ile yakından ilgilenirler. Geçmişte uzun yada
kısa vadeli borç veren kişi yada kurumlar daha çok bilançoya önem
vermekteydiler. Açtıkları kredinin güvenliği açısında, sağlam bir bilançonun
en iyi bir gösterge olduğuna inanmaktaydılar. Fakat günümüzde ise kreditörler,
açtıkları yada açacakları kredinin (özellikle uzun vadeli kredilerin) geri
ödenebilmesi yönünden işletmenin kar sağlayabilme yeteneğine, bilançodan
daha fazla önem vermektedirler. Tabi ki bu durum kredi kararlarının alınmasında
işletme mali durumunun önemsiz olduğu anlamına gelmemelidir. Ancak, genel değerlendirmelerde
karlılık, borç ödeyebilme potansiyelinin daha önemli bir göstergesi olarak
kabul edilir...
Mali
tabloları analiz ederken, kreditörler özellikle karlılık, ödeme gücü, ve
finansal kaldıraç (manivela) konuları üzerinde çok dururlar ve gerekli
finansal bilgileri sağlayabilmek için, oran analizleri ve diğer analiz
tekniklerinden yararlanırlar. Kredi açma, ya da açmama, açılacak kredinin
hacmi veya sınırı, uygulanacak faiz oranı ve şartları, borcun geri ödenmesinin
istenmesi gibi çeşitli konularda daha bilinçli kararlar alabilmek için
kreditörler bu bilgileri aramaktadırlar.
Yöneticiler,
işletme faaliyetlerine ilişkin olarak çeşitli kararları alırken, finansal
bilgileri bir temel olarak kullanmalıdırlar. İşletme faaliyetleri süresince
elde edilen başarıların değerlendirilmesinde ve geleceğe dönük planların
geliştirilmesinde, finansal bilgilerden oldukça yararlanılması gereklidir.
İşletme yönetiminde bu iki safha önemli odak noktaları olup MUHASEBE SİSTEMİNİN
sağladığı çıktılar bu noktaya doğru yönlendirilmelidir. YÖNETİM
RAPORLARI ve FİNANSAL RAPORLARın her ikisi de, ileriye dönük projeksiyonlar
ve başarı değerlendirmesi ihtiyaçlarını gidermek için hazırlanmalıdır.
Raporlarda sunulan bilgiler bir çok faydayı içermeli ve işletmenin karlarını
arttırmada bir araç olarak kullanılmalıdır.
Çeşitli
kullanıcılar açısından finansal bilgilerin faydalı olabilmesi için, üç
noktanın göz önünde tutulmasında yarar vardır. Bunlar DOĞRULUK, ANLAŞILABİLİRLİK
ve GÜNCELLİK... Mali tablolar ve raporların doğru olması gerekliliği üzerinde
fazla durmaya gerek yoktur. Ancak mali tablolarda ve raporlarda sunulan bilgiler
o şekilde sunulmalıdır ki, karar vericiler tarafından kolayca anlaşılabilmelidir.
Dolayısıyla, mali tablo ve raporlarda sunulan bilgiler, daima kullanıcılar düşünülerek
bir araya getirilmelidir... Doğal olarak mali tabloları kullanan kişilerin de
MUHASEBE SİSTEMİnin genyöntemleri, metotları, çalışma kısıtları ve
genellikle finansal bilgilerin toplanmasıyla ilgili zorluklar hakkında bilgi
sahibi olmaları gereklidir. Ancak bu şekilde, genel muhasebe prensip ve
kavramları ve teknikleri ile donanmış kullanıcılara bilgilerin analizi,
yorumlanması ve değerlendirilmesiyle ilgili bir temel verecektir. Bilgilerin güncelliği
yani zamanlılığı da oldukça önemlidir. Finansal bilgilerin karar verme anında
sağlanamaması halinde, bu bilgilerin kullanıcıya sağlayacağı yararlar sınırlı
olacaktır. Bir başka deyişle, gerekli bilgilerin ihtiyaç duyulduğu anda sağlanamaması
halinde, geçerli ve optimal kararların alınabilmesi ihtimali büyük ölçüde
azalacaktır. Dahası kararların ertelenmesi, gerekli eylemlerin yapılmasını
önleyecek ve kararların vaktinde alınmaması halinde işletme amaçları gerçekleştirilemeyecektir.
Tüm yöneticiler KARAR VERME faaliyetlerini yönetirlerken, iyi bir MUHASEBE SİSTEMİNİN sağlayacağı bilgilere güvenmek zorundadırlar. Dolayısıyla YÖNETİM MUHASEBESİ, makul ekonomik amaçlara ilişkin planların yapılmasında ve bu amaçların başarılmasında, işletme yönetimine yardım etmek için, bir işletmenin tarihi ve ileriye dönük verilerinin kullanımında yarar sağlayan uygun teknik ve kavramlar dizinidir diyebiliriz. Açıktır ki bu tanım yönetim muhasebesini bir YÖNETİM ARACI olarak ifade etmektedir.
Muhasebe
sisteminden elde edilen bilgiler, karar alma amacıyla toplanan bilgilere bir
anlam katabilmek için mutlak surette ANALİZ edilmeli ve YORUMlanmalıdır.
Gerekli uygun analizleri yapabilmek için çok çeşitli teknikler vardır.
Bunlara örnek olarak; Tablolar analizi, Maliyet Hacim Kar analizleri, Maliyet
Muhasebesi (Maliyetleri ilgili faaliyetlere ve kazanılan gelirlere yükler ve
bu sayede belirli faaliyetlerin nihai karlılığı saptanmış olur), Kar
Planlaması yada bütceleme, Çalışma sermayesi ve nakit akış analizlerini
sayabiliriz.
Başarılı
bir yönetim için, Yönetim bilgi sistemleri, Elektronik bilgi işlemleri, İç
Kontrol, Hesap sistemleri ve Sorumluluk Muhasebesi gibi konuların bilinmesi de
hayati önem taşır.
MUHASEBE
SİSTEMİ, karar verme amacına yönelik bilgileri sağladığından kendi içinde
bir değere sahiptir. Kararlar KONTROLa ve PLANLAMAya yöneliktir. KONTROL
KARARLARI, planlanmış faaliyetlerin gerçekleştirilmesi safhasında ortaya çıkan
GELİR ve GİDERlerin kontrol edilmesine ilişkin yönetici kararlarıyla
ilgilidir. PLANLAMA KARARLARI ise, işletmeye has organizasyonel amaçların başarılmasına
ilişkin tutarlı hareket tarzlarının değerlendirilmesi ve seçimiyle
ilgilidir...
Bir
işletmenin yada organizasyonun kaynaklarını ve faaliyetlerinden ortaya çıkan
sonuçlarını muhasebeleştirmek amacıyla bu sonuçların kaydedilmesi için
bir aracı gereklidir. Muhasebe olarak bilinen düzenli bir metotlar/yöntemler
sistemi bu gereksinmeyi karşılamak üzere geliştirilmiştir. Muhasebeyi işletmenin
dili olarak da niteleyebiliriz. Her dilde olduğu gibi muhasebe de sadece
terimleri ve yapısı, genel olarak anlaşılıp benimsendiği zaman amaçlarına
ulaşabilir. Bu genel anlayış birliği olmaksızın finansal tablolar ve
Muhasebe raporları sadece bunları düzenleyenlerle, tablo ve raporların yapısı
hakkında kendilerine açıklamada bulunulanlara bir anlam ifade edecektir.
Muhasebe bilgilerinin ileri düzeyde anlaşılması ve belirsizliğin ortadan
kaldırılması amacıyla özel bir terminoloji geliştirilmiştir.
Temel
finansal tablolar muhasebe sisteminin en tanınmış çıktılarıdır. Finansal
tablonun esası, genel olarak benimsenmiş prensip ve kurallardan oluşan bir
yapıda olmasıdır. Bu prensip ve kurallar muhasebeciler ve muhasebe
bilgilerine dayanan kişiler için bir STANDART olarak görev yapar. Söz konusu
prensipler, Finansal tablolarla diğer muhasebe raporlarının düzenlenmesi için
gerekli kavramsal yapıyı sunarlar. Bir bütün olarak ele alınır ise bu
prensipler, muhasebe teorisi ve uygulaması için gerekli olan mantıklı ve
tutarlı yapıyı oluştururlar. Söz konusu yapı muhasebe bilgilerini kayıt
ve analiz edecek olan muhasebecilere rehberlik etmek, bu bilgilerin yorum ve
uygulamasında kullanıcıya yardımcı olmak üzere gereklidir. Bu muhasebe
prensipleri üzerinde genel bir anlaşma/fikir birliği olmasaydı, finansal
verilerin geliştirilmesi ve sunulmasında her bir muhasebecinin kendi düşüncesini
uyguladığı bir çıkmaza düşülebilirdi. Bu koşullar altında da,
verilerin üretilmesi konusunda tam bir bilgisi olmayan kişi onun değerinden
de şüphe edilebilirdi...
Muhasebe
uygulamasının ve kaynakların, borçların, gelir ve gider kayıtlarıyla
kontrolün yapıldığı sistem MUHASEBE SİSTEMİ olarak adlandırılır. Bu
sistem kayıtlar, formlar, metotlar, yöntemler ve kontrollerden oluşur...
Formel
muhasebe yapısı, evrensel olarak anlaşılabilecek düzeye ulaşmıştır ve yöneticilerin,
firma sahiplerinin, borç verenlerin, resmi dairelerin yararlanabileceği ve güveneceği
bir sistem haline gelmiştir. Fakat bununla birlikte ne bu sistemi hazırlayan
muhasebeciler ve ne de muhasebe bilgilerinden yararlanan yöneticiler, muhasebe
sisteminin şimdiki durumunun mükemmel olduğuna inanmamaktadırlar.
Ekonomideki
değişiklikler, İş hayatının yapısı, her bir tür işletmelerin özellikleri
ve muhasebe verilerini kullananların değişik gereksinimleri, muhasebe
sistemindeki değişiklik gereğini ortaya koymaktadır..
Değişen
gereksinimlere karşılık çeşitli muhasebe uygulamaları tasarlanmış, yaratılmış,
gözden geçirilmiş veya terkedilmiştir...
Geniş
ölçüde kullanılan ve benimsenmiş olan terimler ve uygulamalar vasıtasıyla
çok yıllar önce muhasebenin temeli atılmıştır ve DEĞİŞİM için
gereksinme duyuldukça ve bu değişiklik iş dünyası tarafından genel kabul
gördükçe, değişiklik sistemin bir parçası haline gelmiştir...
Son söz: İşletmelerde verilecek kararlarda müracaat edilecek şey dedikodu olmamalıdır... Aksi halde yöneticiler başında bulundukları işletmeyi yönetemezler fakat dedikoducular ve laf taşıyıcılar taşıdıkları laf ve dedikodulara kulak asan yöneticileri istedikleri gibi yönetmiş olurlar... İşletmede dedikodu ve buna bağlı olarak yozlaşma hüküm sürüyor ise kırk tane müfettiş de işe alınsa, çok iyi bir muhasebe ve Finans sistemi oluşturulmadıkça yozlaşmanın ve kokuşmuşluğun önüne geçilemez...Ve er yada geç tüm çalışanlar da bu yozlaşmanın bir parçası olurlar...
29/01/2006, Adnan Şişman, CPA