YURT DIŞI TECRÜBELERİM:

Princess International grubuna bağlı Bulgaristan ve Balkanların en büyük oteli olan Sofya Princess Hotel 'in muhasebe sistemini, tüm zaafları gidererek oto kontrolü sağlayacak şekilde re-organize ederek Bulgaristan mali muhasebe mevzuat ve standartlarına ve Uluslararası Muhasebe Standartlarına uygun olarak yeniden yapılandırdı;28 Temmuz 2004 - 31 Aralık 2005 tarihleri arasında Otelin Mevcut muhasebe sistemi incelenerek zaafları tespit edildi,Zaafların bertaraf edilmesi için gerekli alt yapının oluşturulmasına yönelik mevcut personel ile eğitim toplantıları yapıldı. Ayrıca yeniden yapılandırmada oluşturulacak yeni muhasebe ve finansman düzeninde insan kaynağına yardımcı olacak Bilgisayar programlarının işleyiş ve çalışma mantıkları gözden geçirildi ve ClockBs bilgisayar firması yetkilileriyle toplantılar yapılarak gerekli yazılım değişikliklerinin yapılması sağlandı ve 01.01.2005 tarihinde ise oluşturulan yeni sisteme topyekün start verilerek 3 ay boyunca test edildi.Yeni kurulan sistem Bulgaristan Mali Müşavirler Enstütüsü Başkanı Sn.Prof.Dr.Mihail Dinev'e Bulgaristan muhasebe mevzuatı ve bilimsel muhasebe tekniği olarak, Sofya Barosuna kayıtlı Avukat Sn.Evgeni Popov'a hukuki olarak ve Sofya Princess Hotel Genel Müdürü Sn.Dr.Alex Oreshkov'a idari ve yönetsel olarak inceletilerek "Sofya Princess Hotel Mali İşler Müdürlüğü Standart ve Prosedürleri" hakkında görüşleri alınmıştır. Şöyle ki; Ana Kasa İşleyişi değişti.Ana Kasada öncelikle 3000 Blv ve daha sonra 1000 Blv dan fazla para tutulmamaya başlandı. Front ofiste duvara çift anahtarlı kumbara kasa monte edildi ve Uygun görüş açısıyla kamera koydurularak 24 saat izlemeye alındı. (Bir anahtar front ofiste, diğeri muhasebede)Front kumbara kasa her sabah saat 09:30 – 10:30 arası kamera birimine telefon edilerek açılmaya, ve kamera önünde sayılmaya başlandı. Sayıma 2 kişi Front Ofisten, 2 kişi de Muhasebeden olmak üzere 4 personel katılarak sayım neticesi tutanak halinde imza altına alınmaya başlandı.Her gün Ana kasa kapanışından evvel bankaya transferler yapılmaya ve daha sonra Akşam saat 16:00 – 17:00 arası sayım yapılarak sayım tutanağı düzenlenmeye başlandı.Kredi Kartı uygulama ve takibi değişti.Front kasa hs.ları hesap planına dahil edildi.Front Kredi Kartı hs.ları hesap planlarına dahil edildi.Front kasa işleyiş ve muamelelerin takip ve muhasebeleştirilmesi başlatıldı.Satınalma işleyişi tümüyle değiştirildi.Clock Front Ofice yazılımında gerekli değişiklikler yapılan toplantılar neticesinde ClockBs Firmasına yaptırılarak Muhasebe ve diğer birimlerde Koordinasyon sağlandı ve program sağlıklı bir şekilde çalışarak denetlenebilir hale geldi. Front Ofis uygulamaları değişti.Organizasyon şeması değişti. Yeni görev tanımları yapıldı. Night Auditor istihdam edildi.Night Audit prosedürü oluşturuldu.Günlük gelirlerin kontrol, takip ve muhasebeleştrilmesine başlandı.“Front Ofis Kontrol hs.” Uygulamaya geçti. Cash hesaplar için “Peşin Oda Müşterileri hs.” Uygulamaya geçti.Yeni Hesap Planı oluşturuldu.Evrak akış kontrol ve Muhasebeleştirme yöntemleri ve ayrıca dosyalama düzeni değişti. (Cash basis yönteminden Acrual basis yöntemine geçilmiştir.)Front ofisin arkasında Tek Muhasebe ofisi (Maliyet Muhasebe.,Genel Muhasebe ve Finansman birimleri ) oluşturuldu.Fitness Center da satışa sunulan konsinye mallar stok takibine alındı.Satış noktalarında kontrolörlere maliyet, satış ve hasılatın kontrolü başlatıldı.Genel Muhasebe, Maliyet Muhasebesi ve Finansman olarak branşlaşıldı. Mali İşler Müdürlüğüne bağlı Bilgi İşlem Müdürlüğü oluşturuldu.Stok ve Satış kodlama prosedürü değişti.Stok ,Transfer ve maliyet muhasebesi işleyişi değişti.Aylık standart faaliyet raporu oluşturuldu.Alakart satış yapılan birimlerin aylık gelir tabloları hazırlanmaya ve Satış/maliyet/kar ve Müşteri sayısı olarak Başa Baş Noktası (Break Even Point) analizlerine başlandı(Gelir ve Giderlerin birbirine eşit kar/zararın 0’a eşit olduğu noktadaki hasılat ve müşteri sayısı).Borç/Alacak dönüş hızı, Stok dönüş hızı ve elde tutma gün sayısı gibi analizlere başlandı. Ödemelerin tamamına yakın kısmı banka aracılığıyla yapılmaya başlandı.Satınalmalar cash olarak değil, Kartla yapılmaya başlandı.Personel avans ve maaş ödemeleri banka aracılığıyla yapılmaya başlandı.Otele 2 adet bankamatik koyduruldu. (Biri personel girişinde, diğeri lobby casino girişi yanında)Y/İ satış noktalarına çalışılan bankanın kredi kartı pos makineleri koyuldu.Reçetelerin oluşturulma şekli değişti.En son gelinen noktada “Mali İşler Müdürlüğü Prosedürler ” dosyası oluşturuldu.