 |
 |
| OTELİN NAKİT BÜTÇESİNİ NE ZAMAN VE NİÇİN HAZIRLAMALIYIZ. Otelin nakit bütçesi, faaliyet/operasyon bütçesinin tamamlanmasından sonra hazırlanmalıdır. Yani Otelin genel müdürü, "Ben önümüzdeki yıl/sezon bu işi yapacağım, bu satışları yapacağım, buna karşılık bu masrafları yapacağım ve neticede de bu karı/zararı elde edeceğim" demesinden sonra faaliyet bütçesi de gerekli mercilerce onaylandıktan sonra artık sıra otelin nakit bütçesinin hazırlanmasına gelmiştir diyebiliriz... Operasyon bütçesi hazırlanıp yazılı ya da sözlü olarak onaylanmadan nakit bütçesi hazırlanmamalıdır. Çünkü; Nakit bütçesinin en önemli dayanağı operasyon bütçesidir. Mali işlerin başındaki kişi faaliyet bütçesinin onaylanmasının ardından bütçelenmiş/planlanmış faaliyetlerin finansmanını planlamaya başlamalıdır. Faaliyet bütçesindeki yapılacak satışların ne kadarının cash, ne kadarının kredili olacağı, ne kadar sürede tahsil edilebileceği, buna karşın operasyon bütçesinde planlanan masrafların ne kadarının nakit ödeneceği, ne kadarının kredili olacağı ve ne sürede ödeneceğinin planlanması çalışmalarını onaylanmış operasyon bütçesinin ardından mali işler müdürü derhal başlatmalıdır. Satışların ne şekilde olacağı, ve ne sürede tahsil edileceğini, faaliyet bütçesinin gelirler kısmını detaylı bir şekilde inceleyerek ve aynı zamanda ön büro, satış ve pazarlama, yiyecek içecek departman müdürleriyle de koordineli bir şekilde çalışarak ortaya koymalıdır. Bu noktada operasyon bütçesindeki oda satışlarının walk in segmentini nakit olarak, acentalar/gruplar segmentini de kredili olarak cash bütçeye dahil edebilir ve ne sürede tahsil edilebilecekleri konusunda da hali hazırda çalışılan acentaların kontratlarını gözden geçirebilir... Yiyecek içecek gelirlerinin BB,HB,FB pansiyon kısımları kredili olarak, ünitelerde yapılacak extra satışlar da belli %ler dahilinde cash ya da kredili olarak nakit bütçeye ilave edilebilir. Aynı şekilde diğer gelir gelir getiren departmanlarında nakitini planlayabilir...tüm bunun yanında Satış ve Pazarlama departmanı müdürüyle de görüşmeler yapabilir. Ayrıca Mali işler finansman birimiyle de tahsilatlarda zorluk çekilip çekilmediği, kontratlara uygun tahsilat yapılıp yapılamadığı konusunda görüşebilir. Tüm bu çalışmalar otellerin Mali işler müdürlerinin ekibiyle yapması gerekli olan çalışmalardır. Özellikle kredili satışların, tahsilatlarının planlamasında biraz ihtiyatlı olmakta yarar vardır. Çünkü bu tahsilatların herhangi bir nedenle, üzerinde anlaşmaya varılmış kontratlarda belirtilen ödeme sürelerinde olabilecek bir gecikme işletmeyi sıkıntıya sokabileceğinden, özellikle kontratlarda belirtilen sürelerin üzerine ihtiyaten bir müddet daha ilave edilerek planlanmalıdır. Tahsilatlarda öngördüğünüz ihtiyat tedbirleri, sizi zorunlu olarak dolayısıyla ödemelerde de ihtiyatlı olmaya itecektir... Bu şu demektir; Tahsilatlarınızda herhangi bir nedenle oluşabilecek gecikmelere en baştan hazırlıklı olmak, ve ansızın yakalanmamak... ve ayrıca böyle bir fevkalade durumla karşılaştığınız anda çözüm için gerekli zamanınızın olması demektir... Operasyon bütçesi Kasım ayı başı ya da ortası gibi tamamlanmış ve onaylanmış ise, Nakit bütçesinin başlangıçındaki mevcut nakti de tahmin etmeniz gerekir. Yani Bu seneyi tamamladığınızda elinizde (Kasa/Banka) ne kadar nakit mevcudu olacak... Bu tutar yeni yılın da başlangıç nakit miktarı (begining cash balance) olacaktır... Nakit bütçesini de, operasyon bütçesinde olduğu gibi ay ay hazırlamakta yarar vardır... Böylece ay ay ne kadar para girişi, ne kadar para çıkışı olacağı tahminlerinizi net bir şekilde görebileceksiniz. Bunun yanında o ay için olumlu ya da olumsuz +/- nakit akışını (cash flow, ) görebileceksiniz... Ayrıca hangi aylarda ne kadar cash ihtiyacınızın olduğunu da önceden görebilecek ve gerekli tedbirleri önceden alabileceksiniz. Bu arada unutmadan ilave edeyim. Nakitin planlamasında operasyon bütçesindeki gelir ve giderlerin dikkate alınmasından sonra varsa banka kredi borçları ve ödenecek diğer borçlar vs. de ödeme şekilleri doğrultusunda nakit bütçesine dahil edilmelidir. Ayrıca otelde yapılması planlanan bir takım ilave yatırım veya yenilemeler (capital expenditures) varsa bunların da planlar dahilinde nakit bütçesine ilave edilmesi gerekir... Ayrıca operasyon bütçesinde dikkate alınmayan Kdv (Vat) nakit bütçesine mutlaka dahil edilmelidir. Otel İşletmelerindeki nakit yani sıcak para insanın damarlarında dolaşan kan gibidir. Bu kan azaldığında ya da tansiyon düştüğünde nasıl insan kendini halsiz ve bitkin hissederse, işletmeler de aynıdır... Satışlarınız iyi olabilir fakat tahsilatlarınızı zamanında yapamıyorsanız bu durum nakit rezervlerinizin erimesi sonucunu doğurur ve nihayetinde de satışlarınız iyi olsa bile tahsilatlardaki yavaşlama nakit krizine girmenize hızlandırıcı etki eder.. Otel işletmelerinin sermayelerinin yaklaşık %90 ı duran varlıklarda yani bina ve demirbaşlardadır. Oteller sermayelerinin yaklaşık %10'unu çevirerek işlerini idame ettirirler... Bu bakımdan nakit akışında bir kopukluğun olmaması çok önemlidir. Kısaca satışlarınızı planlı bir şekilde tahsil edip ödemelerinizi de planlayarak yapmanız (nakit yönetimi) işletmeye çok büyük faydalar sağlayacaktır. Bir diğer konu da işletmenin bankalar ve 3. şahıslar nezdinde kredibilitesini düşürmemek için de hazır değerlerin (nakit,alacak,stok) kısa vadeli borçları ödeyebilme gücünü de optimal seviyede tutmanız gerekmektedir. Tabiki hazır değerler içinde nakit oranının yüksek olması işletmenin lehinedir. Fakat aşırı nakitin olaması da atıl fonları doğuracağından, böyle bir durum söz konusu olduğun da da biriken fonların atıl olarak tutulmaması ve yönetilmesi (Repo, faiz, hisse senedi, iştirak vs.) gerekmektedir... Cash paranın (yerel para + yabancı para) yönetilememesi, işletme ne kadar iyi olursa olsun krize davetiye çıkarır. Diğer tüm işletmelerde olduğu gibi otellerde de en likit varlık nakittir. Nakiti iyi bir şekilde yönetmeden fütursuzca tüketmeniz neticesinde doğacak olumsuzlukları ise ya Banka kredisi, ya Nakte dönüstürebileceğiniz varlıkların satışı ya da patron/ların cebinden yiyerek (örtülü sermaye) giderebilirsiniz. Bu üç durum da o işletmede sizin sonunuzu yavaş yavaş hazırlar... Bu bakımdan nakitin bütçelenmesi ve yönetimi çok önemlidir. Mali İşler Müdürleri nakiti hem bütçeleyerek hem de yöneterek Genel Müdürleri çok iyi bir şekilde asiste etmelidirler.. Gelir ve giderlerin ve neticesinde kar veya zararın tüm sorumlusu genel müdürler ise Nakitin tüm sorumluluğu da Mali İşler Müdürlerine aittir. Olmayacak zamanda yapılmak istenen, gelir getirmeyecek bir takım yatırımlar konusunda genel müdürlere usulü adabınca uyarıcı ve ikaz edici olmak da mali işler müdürlerinin görevidir. Son söz; Her şeye "evet efendim", "sepet efendim", "peki efendim", "nasıl isterseniz efendim" diyen ve genel müdürü samimi bir şekilde ve dürüstçe ikaz etmeyen mali işler müdürleriyle çalışan otel genel müdürlerine allah sabır versin... Otellerin genel müdürleri mali işlerden anlamayabilir, bu çok doğaldır... Mali işler müdürleri... Bunun için oradasınız... 05/10/2006 Adnan Şişman (Bu yazıyı okuyanlara "Otellerde bütçe problemleri" ve "Otellerde swot analizleri" yazılarımı da okumalarını tavsiye ederim.) |
 |
| EKLENEN YORUMLAR |
|
|
| Gültekin Kesmen Wednesday, January 17, 2007 10:56 AM Tek kelimeyle mükemmel biraz geç okudum yazınızı daha önce bir kaç yazınızı da okudum Didim Club Tarhan'ın genel müdürüyüm en kısa zamanda sizinle tanışacağım sizlerden öğreneceğimiz çok şeyler var saygılarımla Hakan AFACAN Tuesday, September 25, 2007 2:59 AM Harika.Sitenizi izlemeye deger buldum. Lütfen gelişmelerden haberdar edilmek istiyorum.mailleşelim.Saygılar. Eren Aytaç Tuesday, January 15, 2008 10:36:16 AM Merhaba adnan hocam sitenizi çok begendim inanın otelcilikle ilgili herseyi çok iyi bir sekilde anlatmıssınız sizden bir yardım istiyorum basarının sırrı nedir bunu bana anlatırmısnız. |