OTEL İŞLETMELERİNDE
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE
Bilgi
sistemi, bir işletmenin faaliyetlerinin planlanması, yönetilmesi ve kontrol
edilmesi amacıyla tüm yönetim düzeylerine nitel ve nicel tüm ilgili
bilgileri zamanında sağlayan bir şebekedir, bir iletişim sistemidir.
Sistemin
amacı bir firmanın faaliyet sistemi aracı tarafından sağlanan bilgilerin
toplanması, analizi, özetlenmesi, saklanması ve ilgili yerlere aktarılmasıdır.
Bilgi sistemi, yönetim organının işletme faaliyetlerini planlamak, yönetmek
ve kontrol etmek için ihtiyaç duyduğu bilgileri üretecek ve sağlayacak şekilde
tasarlanmalıdır.
Kar
amacı güden bir işletmenin bilgi gereksinimi, amacı karın yanında hizmet
sunmak da olan diğer işletmelerin bilgi gereksinimlerinden farklıdır. Bu
nedenle otelcilik sektörü yöneticileri de karar verme süreçleri yönünden
hem kara ve hem de hizmete yönelik bilgilerle ilgilenmelidir.
Kara
yönelik bilgilerin en belli başlıları hisse başına kazanç, gelir
vergisi, ve çeşitli yatırımlardan elde edilecek getiri oranlarıdır.
Hizmete yönelik bilgiler ise saat başına düşen hizmet birimi, müşterileri
memnun etmek için firmanın tesislerinin kullanımına ilişkin raporlardır.
İyi
bir yönetim bilgi sistemi, bilgilerin formal ve informal biçimde aktarılmasını
sağlar. Bilgilerin formal bir şekilde aktarılması, çeşitli kademedeki yöneticilere
önceden saptanmış tarihlerde bir takım formların ve raporların gönderilmesini
gerektirir. Çeşitli olaylar meydana geldikçe veriler toplanır ve
kaydedilir. Daha sonra kaydedilen veriler bir toplama noktasına aktarılır,
burada veriler analiz edilir ve işletmenin tamamı göz önüne alınarak
bilgi yönünden önemliliği saptanır. Şayet verilerin karar verme yönünden
önemli olduğu kararına varılırsa, bunlar ya karar veren kişilere aktarılır,
ya da ileride müracaat edilmek üzere diğer verilerle birlikte dosyalanır.
Biçimsel
olmayan informal bilgi akışı sözlü iletişim ve gözle yapılan inceleme,
ya da gözlemlerin yapılmasını gerektirir.
Diğer
endüstrilerde olduğu gibi, Otelcilik endüstrisinde de mantıksal bilgi akımı
firmanın organizasyon şemasınca gösterilen biçimsel yetki ve sorumluluk
hattı içinde olmalıdır. Dolayısıyla işletme içerisindeki bil akışı
aşağı ve yukarı ve üst yönetim kademesinde ise yatay olmalıdır. Örneğin
Genel Müdüre rapor veren müdürler arasındaki bilgi akışı yatay olmalıdır.
Şayet işletme içindeki bilgi akışı organizasyon şemasının köşegenleri
boyunca akacak olursa yetki ve sorumluluklar belirsizleşecek ve karışacaktır.
Yönetim
bilgi sistemi yönetim kararlarının ve firma faaliyetlerinin koordine ve
kontrol edilmesine ilişkin sürekli çabaların temelini oluşturur. İşletme
yönetim organının aldığı kararların en önemlisi GELECEK İLE İLGİSİ
OLAN KARARLAR dır..
Planlama
fonksiyonu, stratejik ya da uzun vadeli planlama ve kısa vadeli planlama
olarak bölümlendirilebilir. Stratejik veya uzun vadeli planlama faaliyetleri
ile ilgili kararlar firma sahipleri tarafından alınır ve temelde politik
kararlardır. Bu politik kararlar işletmenin iç bünyesindeki zayıf ve
kuvvetli noktalar göz önünde bulundurularak alınmalıdır. Mali kaynaklar,
bina ve teçhizatın durumu, yönetsel ve faaliyetsel işgücü kaynakları iç
faktörler arasında yer alır. Bunların yanında stratejik kararlar
verilirken dış etmenler de dikkate alınmalıdır. Ekonomik gelecek, rekabet
durumu, müşteri zevkleriyle ilgili değişmeler ve değişen teknolojik
durum ile ilgili öngörüler yapılmalıdır. Kısaca uzun vadeli ya da
stratejik planlama yapıldığında tüm faktörlerin
göz önünde bulundurulması gereklidir.
Stratejik
planlar, tüm faaliyetsel kararların alınabilmesi için gerekli olan amaç
ve hedefleri belirtir. Uzun vadeli planların gerçekleştirilmesi iki yıldan
beş yıla kadar bir süreyi gerekli kılabilir. Proje tamamlanıp faaliyete
geçtiğinde, kısa vadeli planların uygulamasına geçilir. Kısa vadeli
planlar genellikle bir ya da bir yıldan daha az bir süreyi kapsar.
Yönetim
bilgi sistemi, planlama sürecine yardımcı olacak şekilde tasarlanmalıdır.
Aynı zamanda kararların alınmasıyla ilgili adımlarda işletme yönetim
organına yarar sağlamalıdır. Herhangi bir kararı verebilmek için, karar
veren kişi bir model olarak şu sırayı izleyebilir; Amaçlar, Sorun, İlgili
Bilgiler, Seçenekler, Seçim ve Eylem... Buna
GELENEKSEL YAKLAŞIM da diyebiliriz.
Herhangi
bir karar alınmadan önce, karar verme sürecini yönlendirebilmek için işletme
amaçlarının bilinmesi gerekir.
İşletme
kararlarında tam bir belirlilikten söz edebilmek olanaksızdır. Diğer
taraftan bir seçeneğin seçilmesiyle ilgili makul bir temel de bulunmamaktadır.
İlgili bilgilerin toplanması zaman ve maliyet olduğundan, işletme kararları
çok nadiren doğru bilgilerin ışığı altında alınır. Kararların alınmasında
“yöneylem araştırması” adı verilen matematiksel bir yaklaşımdan
yararlanılabilir. Yöneylem araştırması matematiksel model kavramından
yararlanmaktadır. Bu karar verme yaklaşımında ise şu şekilde bir yol
izlenir; Amaçlar, Sorun, Mevcut sistemin matematiksel modeli, Çözümler,
Test edilmesi, Değiştirilmesi, Uygulanması... Bu da
YÖNEYLEM YAKLAŞIMI dır.
İster
geleneksel yaklaşım, isterse Yöneylem araştırması yaklaşımı uygulansın,
karar veren kişi en iyi kararı verebilmek için gerekli olan tüm ilgili
bilgilere gereksinim duyacaktır. İşte bu noktada YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ,
bu tür bilgileri mümkün olan en kısa zamanda, süratle ve kolayca sağlayabilecek
ve aktarabilecek bir şekilde tasarlanmalıdır. Yine bu noktada karar veren
kişi sadece ilgili bilgileri sağlamalı, gereksiz ve ihtiyacından fazla
olan bilgileri kabul etmemelidir.ki karar vereceği konuya yoğunlaşabilsin.
Uygun
bir biçimde tasarlanmış olan yönetim bilgi sistemi, firmanın organizasyon
şeması tarafından belirtilmiş olan iletişim hatları içerisinde akmalı,
çalışanların kolayca anlayabilecekleri ve kullanabilecekleri biçimde
tasarlanmalı, bilgileri zamanında sağlamalı, başarı değerlemesi için
gerekli raporları ve iç kontrol için zorunlu olan bilgileri sağlamalı, Yönetim
kademesi ve işletme sahipleri için gerekli olan raporları sağlamalı, değişen
koşullara kolayca uyum sağlayabilmeli, daha fazla bilgi sağlayabilmesi yada
karmaşık koşullar altında çalışabilmesi için hızlı bir biçimde
update edilebilir olması son derece önem taşır...
İyi
bir biçimde tasarlanmış olan yönetim bilgi sistemi, ilgili, faydalı, önemli,
anlaşılabilir, doğru, güvenilir, uygulanabilir ve ekonomik özelliklerde
bilgi sağlamalıdır.. Elde edilen bilgiler başarı değerlemesi, ya da
ileriye dönük planlama için bir temel oluşturmuyor ise yönetim bilgi
sistemi bu tür bilgileri üretmemelidir. Bilgiler bunları kullanan kişinin
kararını etkileyecek kadar önemli olmalıdır. Sade ve kısa bir biçimde
ifade edilmelidir. Şayet mümkünse mukayese etmeye olanak vermelidir ve
bilgilerin doğruluğunu kanıtlayan yeterli deliller mevcut olmalı ve
bilginin kullanılmasından sağlanacak fayda, o bilgiyi üretmenin
maliyetinden mutlak surette fazla olmalıdır... Bu bilgi sistemini tasarlayan
kişi, yukarıdaki özelliklerden mümkün olduğu kadar çoğunu sağlayabilmek
için dikkatli bir biçimde çalışmalı ve kendi yargısını ortaya koymalıdır.
Tasarruf sağlamak amacıyla uygulanacak tedbirler etkinliği azaltmamalıdır.
EN UCUZA SAĞLANAN SİSTEM ÇOK YAVAŞ VE HANTALDIR, ve bu nedenle faydalılık
ve ilgililik özelliği sağlayamaz.
“Yönetim bilgi sistemi”ni tasarlarken ve kurarken yukarıdaki tüm özellikler göz önüne alınmalıdır. Sistem biçimsel ve biçimsel olmayan bilgi akışını sağlamalıdır...
Otelcilik
endüstrisindeki firmaların pek çoğunda merkezi bilgi toplama noktası
muhasebe departmanıdır. Bilgisayarlarla donatılmış büyük otellerde ise
muhasebe departmanı bu sorumluluğu veri işleme departmanı (data processing)
ile paylaşmalıdır. İşletmenin hacmine bağlı olarak başka veri toplama
merkezleri de olabilir. Fakat bunlar ikinci derecede olan veri toplama
merkezleridir ve topladıkları verilerin çoğunu sonuçta muhasebe veri işleme
birimine iletirler. Ancak yönetim bilgi sisteminin bir parçası olan bazı
raporları hazırlayabilmek için verilerden bir kısmı bu merkezlerde alıkoyulabilir...
Kayıt
tutma ve raporlama sorumluluğunu yerine getirebilmek için muhasebe bölümü
ilgili olan tüm verileri kendinde toplar. Muhasebe bölümü
satışlar, maliyetler, masraflar, işçilik, alacaklar ve tahsilatla
ilgili veri ve bilgileri her bir faaliyet departmanından sağlar. Daha sonra
bu veriler analiz edilir, özetlenir ve ilgili yerlere rapor edilir ve firma
kayıtları arasında muhafaza edilir.
Muhasebe
departmanının en önemli fonksiyonu bilgileri ANALİZ etmek ve ilgili
yerlere bu bilgileri RAPOR etmektir. İkinci derecede bilgiler ayıklanmalı
ve yönetim kademesine ve ortaklara sadece kararların alınmasında kullanılacak
olan ilgili bilgiler sunulmalıdır. Bilgilerin çoğunu toplayan ve yönetim
bilgi sistemine nezaret eden muhasebeci, bilgileri bunlara ihtiyacı olan kişilere
doğru bir biçimde ulaştırmalıdır. Ayrıca bilgilerin doğru bir biçimde
yorumlanabilmesi için, muhasebeci, bilgileri titizlikle analiz etmeli ve
raporlarında gerekli açıklamaları yapmalıdır.
Yönetim
bilgi sisteminin nihai olarak üreteceği raporların tümü, bilgileri en iyi
sunacak bir şekilde TASARLANMALI dır.Tasarım, açık, tutarlı, yeterli,
zamanlı, sorumluluğa yönelik, istisnalığa yönelik ve karşılaştırılabilir
olmalıdır.
Sonuç; Bilgi sistemleri de Muhasebe ve Finans sistemleri gibi çok iyi bir şekilde tasarlanmalıdır. Aksi halde çok daha az kişiyle sağlayacağınız veri ve bilgileri anormal derecede fazla kişiyle dahi sağlayamazsınız. Bu durum da işletme faaliyetlerinin hep aşağıya gitmesine neden olur ve nihayetinde işletmelerinizi satmaya yada başkalarının işletmesine bırakmaya kadar gider...
30/01/2006, Adnan Şişman