Yiyecek içecek satışlarının malzeme maliyetleri tüm dünyadaki otelcilik sektöründe üzerinde çok hassasiyetle durulan bir konudur..

Satılan yiyecek içecek maliyetinin hesaplaması diğer tüm sektörlerde olduğu gibi otelcilik sektöründe de aynı şekilde hesaplanır. Yani;

Dönem başı stok + Dönem içerisinde yapılan alımlar -Dönem sonu stok = Brüt maliyet (Gross Cost)

Rakamsal olarak ifade edelim; şayet Dönem başındaki malzeme stokumuz100 TL ise (ki bu aynı zamanda bir önceki dönem sonu stokudur) ve dönem içinde 500 TL mal/zeme almış isek ve o dönemin sonunda yaptığımız fiili (tartarak, sayarak,ölçerek) sayımın kuruşlandırılması neticesinde de elimizde 120 TL tutarında malzeme kaldığını tespit etmiş isek, ilgili dönemde 100+500-120=480 TL malzeme tüketimimizin olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Bu bulduğumuz rakamdan "Satışların maliyeti" diye söz etmek yanlış olur. Bu rakam yani 480 YTL o dönemde yapılan tüm tüketimi (Brüt maliyeti) ifade eder, bu tüketimin içerisinde örneğin Satılan yiyecek maliyeti, fireler, zayi olan malzemeler, ikram ve ağırlamalar, personel yemek maliyetleri ve diğer maliyet unsurları da vardır. Bu diğer maliyet unsurları otelden otele değişiklik arz edebilir çünkü her otelin satış politika ve stratejilerinin birbirinden farklı olması son derece normaldir...

Dönem içerisinde yapıldığı tespit edilen örneğin tüm yiyecek malzemesi tüketiminden "Satılan yiyecek maliyeti" hariç, ay içerisindeki çalışmalarda hesaplanacak diğer tüm maliyet unsurları çıkartılarak "Satılan Yiyecek Maliyeti" tutarına ulaşılır... Neden dönem içerisinde satılan yiyecek maliyeti hesaplama çalışmalarını yapmıyoruz, çünkü fireleri,zayileri, ikram ve ağırlamaları, personel yemek maliyetlerini ve diğer yiyecek maliyet unsurlarını hesaplamak çok daha kolay ve daha çabuk olduğu için.. Başka da hiç bir sebebi yok... Gerçi hesaplasak da neticede matematiksel olarak varılacak nokta aynı yer olacaktır. Çünkü bu tüm maliyet detayları toplamı bize biraz evvel yukarıda hesapladığımız Brüt yiyecek tüketimini verecektir. İlla onu da hesaplayalım deyip ısrar edenlere tavsiyemiz; Cost control birimine 1-2 eleman daha almaları ya da maliyetlerin çıkarılması konusunda epey sabır göstermeleridir.

Bu noktada artık % kaç maliyetle yiyecek ya da içecek satışı yaptığımızı hesap edebiliriz. Bulduğumuz Satılan yiyecek ya da içecek maliyeti tutarını, o dönemin satış rakamına bölüp 100 ile çarptığımızda satılan yiyecek ya da içecek maliyetini yiyecek ya da içecek satışlarının bir yüzdesi(%) olarak ifade edebiliriz...

Burada otelcilik sektöründeki ezberden kaynaklanarak yapılan yanlışlığı düzeltmemizde yarar var... O da şu ki, otelcilikte illa %30 yiyecek maliyeti ve %15-20 arası içecek maliyeti olması gerektiğinin dillerde cahilce dolaşıyor olmasıdır. Otelcilik sektöründe mutlaka şu kadar yiyecek, şu kadar içecek maliyeti olması gerektiği diye ifade kullanmak son derece yanlıştır... şunu diyebiliriz ama "Yerel ve/ya global anlamda X yılı Lodging istatistikleri, şu kadar oda kapasiteli otellerde yiyecek maliyetlerinin ortalama % şu kadar olduğunu söylemektedir..."  Bu demek değildir ki siz hesabınızı iyi yapıp %38 veya %40 maliyetle çalışamazsınız... Bu kesinlikle bir satış politika ve planlamasıdır ve planları, politikaları da yöneticiler belirler... O bakımdan şayet bir otelin yiyecek içecek biriminin başında bir departman müdürü veya genel müdürseniz serbestçe plan ve politikalarınızı belirleyebilir ve neticelerini de olumlu ya da olumsuz olarak izleyebilirsiniz. Burada önemli olan plan ve politikalarınızdan hatırı sayılır sapmaların olmamasına dikkat etmek ve gerekiyor ise ivedi olarak önlem almaktır...

% 30, %20 maliyeti başka bir şekilde ifade edelim.  % 30 maliyet % 333,33 kar demektir, %20 maliyet ise %500 kar demektir. yani 100 TL ye aldığınız yiyecek malzemesini 333 TL satıyorsunuz yada 100 TL ye aldığınız içecek malzemesini 500 TL ye satıyorsunuz demektir... Neden bu kadar yüksek kar marjı ile çalışıyor full servis oteller ? Nedeni şu; yiyecek içecek departmanı, kendi sorumluluğundaki başarıyı yakalamalı ki, departmanlara dağıtılmayan masrafları karşılamaya bir katkısı olsun. Bu ancak hedeflediği başarıyı yakalamakla olur.. Aksi halde bu departman otele yük olmaktan öteye gidemez... İşte bu sebepten dolayı böylesine yüksek bir kar marjı ile, bir diğer ifade ile böylesine düşük maliyet yüzdeleriyle çalışmak zorundadırlar... Bu satış maliyeti (Sales cost) % leri kimseyi şaşırtmasın. Genelde istatistiklerin söylediği full servis otellerin yiyecek içecek departmanlarının karlılığı (Satışlar-Satışların maliyeti-Personel giderleri-diğer giderler= Y/İ departman karlılığı) net satışlarına oranla % 20-%30 lar seviyesinde olduğudur... % 25 olduğunu düşünürsek demek ki personel ve diğer giderler toplamının satışlara oranı da % 50 dir diyebiliriz. Bu şu demektir; Ful servis otellerde yiyecek içecek departmanının yaptığı her 100 TL satışın 25 TL si satış maliyeti, 50 TL si personel ve diğer giderler, 25 TL si de departman karıdır.

Yukarıdaki formülün neticesi yöneticiye bir fikir verebilir, " % şu kadar cost.... ". Bu ifadeden yöneticinin hedefleri yakalayıp yakalayamadığını anlaması hiç zor değil, bütçeyle karşılaştırır sonucu görür... Hedef yakalanmış veya bir miktar aşılmış ise sorun yoktur...

Peki ya yakalanamamış ise ?...

Bu noktada yönetici/lerin genelde yaptığı ne hazin ki Mutfak bölümünü ve başındaki aşçıbaşını, "Maliyetler yüksek çıktı, nasıl çalışıyorsunuz, nedir bu vs." şeklinde suçlamaktır... Şayet otelde yiyecek içecek maliyetlerinizi ana hatlarıyla çıkartıyorsanız, yapabileceğiniz pek fazla bir şey de yoktur. Çünkü kullandığınız raporlar maliyetlerin nerede ve neden yüksek çıktığını size söyleyememektedir. Hastalığa teşhis koymadan tedaviye kalkışmak da başka hastalıkları doğuracağından, maliyetleri düşürmek için hemen satış fiyatlarına zam yapma yolunu seçmek ise rakiplerinizin fiyatlarından dolayı müşteri kaybına ve iş hacminizde hızlı bir düşüşe neden olacaktır.

Benim önerim şu, her satış biriminde satış/ların yapıldığı anda aynı zamanda maliyetler de oluşmaktadır. Öyleyse maliyetlerin oluşumunda ve izlenmesinde bu yolun takip edilmesi çok daha sağlıklı olacaktır. Maliyet raporlarının hazırlanmasında global bir yol izlenmesinden ziyade merceği daha da yaklaştırarak satış üniteleri bazından, toplamda otel genel maliyetine ulaşmak, herhangi bir zamanda yanlış politikalar veya diğer nedenler sonucu ortaya çıkabilecek problemlerin tespitini çok daha çabuklaştıracaktır. Aksi halde problemin olduğunu anlamak için müteakip ayın 5 - 10 unu beklemek zorunda kalırız. Bu tarihte problemin olduğunu anlamak ve ilgili çalışmalara başlayıp teşhis aşamasına yani problemin nedenini tespit etme aşamasına gelmek ise büyük ihtimalle müteakip ayın da kaybedilmesi demek olacaktır.Buna iyileştirme yada bertaraf etme süresini de ilave edersek ortaya 1,5 aylık bir tablo çıkacaktır. Bu da küçücük bir maliyet problemini çözmek için çok uzun bir süre olsa gerek...

Ünite bazında maliyetlerin oluşumunu günlük olarak izlemek/izleyebilmek, herhangi bir problem oluştuğunda bunun teşhis edilmesi ve giderilmesi sürecini muazzam derecede çabuklaştırarak yöneticiye durumu anlayıp/kavrayıp süratle karar verme imkanı tanıyacaktır...  

Bütün dünyada otelcilik sektöründe şayet enflasyonist bir baskı söz konusu değilse, maliyetler üç sebepten dolayı artar. Birincisi eğer despot bir yöneticiyseniz bunun sonucu olarak personeliniz çalıyordur. İkincisi çalmasa da israflı kullanıyordur.("Yanlış yönetimlerden kaynaklanan olumsuz personel davranışları" yazımızı okuyun.) Üçüncüsü ise müşteriye fiyatlamada tespit edilen gramajdan fazlasını veriyordur...

Maliyetlerin hatırı sayılır derecede düşük çıkması ise sizi sevindirmesin. Bu defa personel, verilmesi gerekenden daha azını vererek müşteriden çalıyordur. Maliyetlerin düşüklüğü sizi rahatsız etmez, aksine sevindirir ve rehavete iterse , emin olun kısa bir zaman  içinde müşteri kaybınız kaçınılmaz olacaktır... Çünkü hiç bir müşteri aptal değildir. hem 3-5 kat para ödeyecek, hem de bir meşrubat şişesi yerine bir rakı bardağı kola içecek... "Ama biz bunu banquetlerde yapıyoruz." diyenler olacaktır içinizde, onlara verilecek tek cevap şu olmalı "Maliyeti düşürme uğruna yaptıklarınızdan dolayı acaba kaç tane ziyafet kaçırdınız... kim bilir...?"

Son söz;

Maliyetlerin düşük çıkması da  yüksek çıkması kadar aynı derecede tehlikelidir... 

Çalışmalarınızda kolaylıklar diler,maliyet yüzdelerinizin planladığınız gibi olmasını temenni ederim.

05/10/2006

Adnan Şişman.

(Bu yazıyı okuyanlara "Otellerde bütçe problemleri" yazımızı da okumasını öneririm.)