| OTELLERDE BOZUK MALİ SİSTEMLERİN BASİT BELİRTİLERİ Diğer tüm sektörlerde olduğu gibi, Turizm sektöründeki otel işletmeleri de yapıları itibariyle değişik sistemlerin birleşmesinden oluşan, yaşayan bir organizma olup, biraz da karmaşık, komplike bir yapıya sahiptir. Bazen otellerle otomobiller arasında bazen de insanlar arasında yapı itibariyle benzerlikler kurduğum da olmuştur. Nasıl ki bir otomobilde değişik sistemler bir ahenk içinde çalıştığı süre zarfında sorun çıkarmadan yol alırsa, veya sindirim sistemi, sinir sistemi, iskelet sistemi, kan dolaşım sistemi iyi ve birbiriyle uyumlu çalışan insan için sağlıklı diyorsak, Otellerin de işletme yapılarındaki sistemler sağlıklı olduğu ve birbiriyle ahenk içerisinde ve uyumlu çalıştığı ölçüde, işletmecilik anlamında, o otel için iyi ve kaliteli oteldir diyebiliriz... Herhangi bir sistemi (mesela ateşleme sistemi) arızalanan bir otomobilin yol almasının yavaşlaması ve hatta durması gibi, aynı şekilde herhangi bir sisteme (örneğin sindirim sistemi) dahil bir organı (mide) hastalanan vücudun ayakta durması zorlaştığı gibi, otellerin de oluştuğu değişik sistemlere bağlı birimlerde meydana gelen bir rahatsızlık, bir arıza, bir ahenksizlik, bir uyumsuzluk bütünüyle, otelin yol almasını yavaşlatır, hatta zaman içinde durdurur... Bu sistemlerdeki bozukluklar nedeniyle yeni inşa edilerek hizmete açılan bir çok otelin birkaç yıl/sezon sonra el değiştirdiğine bir çoğumuz tanık olmuşuzdur... Neden diye sorulduğunda ise oteli devredenlerden alınan cevaplar açık; “Otelcilik bize göre değilmiş.” (Müthiş ve çok maliyetli bir teşhis!) Mesela kansızlık insanı halsiz bırakıp, güçten düşüreceği gibi, otellerde de mevcut herhangi bir sistemdeki rahatsızlık oteli bütünüyle etkileyip amaçlarına ulaşmasını yavaşlatacak ve bu rahatsızlığın sürmesi halinde de zaman içerisinde otelin faaliyetinin durmasına yol açacaktır... Geniş bir açıyla, otel işletmesini oluşturan sistemlerin ne olduğunu düşünürsek; Satış sistemi, muhasebe ve finans sistemi, ısıtma soğutma aydınlatma ve enerji sistemi, yiyecek içecek üretim sistemi, malzeme tedarik ve muhafaza sistemi vs. gibi sistemlerden oluşmaktadır... Burada kimse şu sistem daha önemlidir, bu sistem daha önemsizdir diye söylememi beklemesin... Otelin sağlıklı bir yapıda olmasını sağlayan tüm sistemlerin gerek kendi içinde ve gerekse birbiriyle, ahenk ve uyum içerisinde tıkır tıkır saat gibi çalışıyor olması çok önemlidir. Çünkü sistemlerin birinde meydana ve süregelen bir aksaklık kesinlikle havada kalmaz, doğru ve süratli kararlar alınıp uygulanmaz ise,mutlaka diğer bir sistemin üzerine ek bir yük ve zarar getirir... Egzozu delinen bir otomobilin nasıl ki çekiş gücü düşer ve bu düşen çekişin telafisi için, gaz pedalına daha çok basıp yeterli gücü üretebilmek için otomobilin daha çok yakıt tüketmesine ve yakıt sistemini oluşturan parçaların zorlanmasına sebep olmaya benzer bu durum... Öyleyse şöyle söyleyebiliriz; “ Otomobilinin egzozu delinince gaza çok basma, egzozu tamir ettir.” bunun adı doğru karar verip uygulamaktır... Ancak şunu da belirtmeliyim ki, egzozun çatladığını anlamak için yada otomobildeki diğer olası arızaları anlamak için sadece şoför olmak yetmez... Sadece şoför olmakla otomobilin bir yerden bir başka yere intikalini sağlayabilirsiniz, fakat araç olmadık bir zamanda yolda tekler ve arıza yapıp stop ederse cep telefonunuzdan teknik adamı aramanızdan başka çareniz yoktur... Oteldeki teknik bir arızaya teknik ekipçe veya onları aşan bir arıza ise dışarıdan teknik yardım alınarak müdahale edilebilir. Ancak teknik değil de idari ve mali sistemlerde meydana gelen veya süregelen arızalarda, sorunlarda ne olacak? Bunu şundan dolayı soruyorum, sadece şoför olan birisi egzozda çatlak olduğunu anlamayabilir, anlayamaması onun kusuru da değildir ayrıca, ancak şunu yapabilir; Ara sıra kullandığı otomobili uzmanına götürüp baktırması, test ettirmesi gerektiğinin mantığını yürütebilir... Bu durum da onu kötü şoför yapmaz, aksine aracına ilgi, alaka ve titizlik gösteren, iyi bir şoför yapar, dolayısıyla araçtaki değer yolcular da rahat ve güvenle yol alır... Her ne kadar Turizm ve Otel işletmeciliği Lisansı yapmış olsam da aynı zamanda Mali Müşavir ve Muhasebe Uzmanı olmamdan dolayı, daha çok, doğru planlanıp kullanıldığında, hem kendi kendini denetleyebilen ve hem de bir otelin yukarıda bir kaçından bahsettiğimiz diğer tüm sistemlerini denetleyebilen Muhasebe ve Finans sistemindeki olası aksaklık ve arızaların basit belirtilerinin neler olabileceği konusuna değineceğim, fakat yukarıdaki otomobil örneğindeki gibi, tamirciye gösterip göstermeme konusundaki karar sizindir... -Otelinizde sorumluluk muhasebesi uygulanmıyorsa, -İstatistiksel değerlerle bezenmiş, altyapısı sağlam bir bütçeniz yok ise, -Aylık bütçe karşılaştırmalı faaliyet raporlarınız müteakip ayın 5 inden sonra hazırlanıyorsa, -Bütçe kalemlerinizle, muhasebe hesaplarınız arasında uyumsuzluk varsa, -Günlük/haftalık müdürler toplantısında, satın alma birimiyle diğer birimler arasında gerginlikler yaşanıyorsa, -Depo birimiyle diğer birimler arasında sorunlar yaşanıyorsa, -Gerçekleşen maliyetlerle, bütçelenen maliyetler arasında hatırı sayılır sapmalar oluyor ve birimler birbirini suçluyorsa, -Muhasebe ve Finans biriminizde senelik izinler tam kullandırılamıyor, parçalı kullandırılıyor ise, -Otel içindeki para akışı muhasebe tekniği ile izlenemiyorsa, -Otel içindeki malzeme akışı muhasebe tekniği ile izlenemiyorsa, -Gerçekleşen durumun, bütçeden sapmaları konusunda, departman amirleriniz, mali birimlerce zamanında uyarılmıyorsa, -Finansman biriminizle diğer birimler arasında tahsilat ve ödemelerle ilgili sorunlar yaşanıyorsa, -Oteldeki raporlar daha çok gelir ağırlıklı raporlar ise, departmansal ve nihayetinde otel geneli ile ilgili giderleri ve neticeleri kapsamıyorsa, -Hazırlanan Raporlar yeterince yoruma açık değilse, süratle yorumlanamayıp, üzerinde epey çalışmanızı yada ilgilileri çalıştırmanızı gerektiriyorsa, -İleriye yönelik önem arzeden mali konularda zamanında ikaz edilmiyorsanız, -Gelir ve gider karşılığı yapılan tahsilat ve ödeme hesaplarında bir tutarsızlık ve karışıklık seziyorsanız, -Mali birimlerinizde bir çok iş, birkaç kişinin üzerinde toplanmışsa, -Muhasebe kayıtlarınız fiili olarak yapılan işi yansıtmıyor, buna mukabil olmamış yapılmamış şeyler, senaryolar muhasebeleştiriliyorsa, -Şirket/Grup müfettişlerinin otelde yaptıkları denetimler 20-30 günden fazla sürüyorsa, -Neden? Şeklinde sorularınıza, mali birimlerce hep bir bahane bulunuyorsa, -Yine neden? Sorularınıza, Mali birimlerinizden, “Şu oteldeki uygulanan mali sistemin aynısını burada uyguluyoruz.” Yada “Bu sistemi şu otel de uyguluyor gibi” kaçamak ve geçiştirmeye yönelik cevaplar alıyorsanız, -Mali birimler yeterince sizi aydınlatamıyor ve destek olamadıklarını düşünmeye başlamış ve bazı konularda başka otellerdeki dost ve arkadaşlarınıza telefonlar açarak nasıl? Sorusuna cevap aramaya başlamışsanız, Artık arabayı tamirciye göstermenin zamanı gelmiş demektir. Yukarıdaki “şayet böyle ise” ler, çok fazla detaylı bir şekilde çoğaltılabilir ama bu, şoföre otomobildeki ne tür bir belirtinin motorunun ateşleme modülünde veya endüksiyon bobininde meydana gelen arızadan kaynaklandığının tarifi gibi olur, bu bakımdan arabayı kullanmak için illa tamirci olmak gerekmez. Şampiyon pilot Shumaher’in de (umarım doğru yazmışımdır) motordan anladığını hiç sanmıyorum. Ama araçtaki değişik teknik sistemlerdeki herhangi küçük bir arızanın dahi onu yarıştan edebileceği de bir gerçek... Aynı durum otel genel müdürleri için de geçerlidir. Özellikle uzmanlık gerektiren mali konularda ekibinizden yeterli desteği alamıyor ve yukarıdaki belirtiler çerçevesinde bunu hissediyorsanız, Otelinizin mali sisteminde yapısal ve aynı zamanda oto kontrol ve iç kontrole yönelik sorunlar var demektir ve İyi bir tamirciye, ileride aynı zamanda kontrol aracı olarak da yararlanacağınız, otelin hali hazırdaki mevcut muhasebe ve finans sistemini öncelikle işleyiş/sistemsel olarak inceleterek (ki bu inceleme en fazla 3, 5 gün,1 hafta sürer) desteğini almanız, ve şayet inceleme sonucunda, mali sistemde yeniden bir yapılanma (redesign) gerekiyorsa bu konuda da karar vermeniz gerekmektedir... Otomobilinizin hiç yolda kalmaması dileğiyle. 17/9/2007 Adnan Şişman. adnansisman@hotmail.com (Msn messenger) 0 532 3524097 |
 |
 |
 |
| EKLENEN YORUMLAR |
|
|
| www.adnansisman.com Turizmci ve Otelcilerin Web Sitesi |
| Arkadaşına gönder |
| Arkadaşına gönder |
| www.adnansisman.com |
|
|
| kez okunmuştur |
|