| OTEL MUHASEBE SİSTEMLERİNDE YENİ BİR YAKLAŞIM; "ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE, FİNANS, BÜTÇE VE RAPORLAMA SİSTEMİ" ÖZET Otel muhasebe ve finans uygulamalarında yeni bir yaklaşım olan "ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE, FİNANS, BÜTÇE VE RAPORLAMA SİSTEMİ" nin bu güne kadar Türkiye ve Dünyadaki otellerde uygulanan geleneksel Uniform Muhasebe Sistemlerine göre gerek kabiliyet gerekse zaman ve işgücü kazanımları ve otel yönetime yararlılığı bakımından diğer geleneksel uniform muhasebe sistemlerine göre avantaj ve faydalarını içermektedir. A-) ASMAN * UNIFORM OTEL MUHASEBE, FİNANS, BÜTÇE VE RAPORLAMA SİSTEMİ Nİ DİĞER GELENEKSEL MUHASEBE SİSTEMLERDEN AYIRAN ÖZELLİKLER. Asman uniform otel muhasebe, finans, bütçe ve raporlama sistemini ülkemizdeki ve dünyadaki otellerde yürürlükte bulunan diğer geleneksel sistemlerden ayıran en önemli özellikler aşağıda sıralanmıştır. 1. Azami Yönetim Desteği; ASMAN Uniform Otel muhasebe, finans, bütçe ve raporlama sistemi, Yönetimi azami ölçüde destekleyen bir sistemdir. Diğer klasik sistemlerde sadece "Oda geliri" olarak görebileceğiniz oda gelirleri, ASMAN sisteminde "yerli" ve "yabancı" ana kalemleri altında oluşturulmuş segmentler bazında ve istatistiki (adetsel) kayıtları da ihtiva edecek şekildedir. Genel Müdür, herhangi bir zaman aralığında, herhangi bir segmentte, kaç adet odanın ortalama kaç paradan (ARR) satıldığını anında söyler. Ayrıca yiyecek içecek satış ve maliyetlerini (Cost of goods sold) günlük olarak izlediğinden dolayı istendiği taktirde Y/İ satış ve maliyetlerini yüzdeleri ile birlikte yönetime istenilen her şekilde bilgi olarak verir. 2. Stok malzemelerin maliyete dönüşünceye kadar takibi; ASMAN Uniform Otel Muhasebe, finans, bütçe ve raporlama sisteminde stok takibine alınan malzemeler klasik yöntemlerin aksine depo takipleri ile sınırlı olmayıp otel misafirleri tarafından tüketilinceye, maliyetler oluşuncaya kadar takibini yapar. 3. Günlük satış maliyetleri ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sisteminde, Otel müşterilerine yiyecek içecek satışları yapıldığı anda maliyetler de oluşur. Dolayısıyla satış işleminin gerçekleşmesi anında, klasik yöntemlerin aksine satılan malzelerin depo stoklarından düşürülmesinin yanında ASMAN sisteminde satış maliyetleri de anında oluşmakta ve günlük olarak ünite bazında maliyet kayıtlarına intikali sağlanmaktadır... 4.Y/İ Maliyetlerinin üniteler bazında günlük olarak izlenebilmesi; Asman Uniform Otel muhasebe, finans, bütçe ve raporlama sistemi, Yiyecek içecek maliyetlerini, hali hazırda birçok otelde uygulanan klasik yöntemin aksine aylık olarak değil günlük olarak izler bunun yanında ASMAN sisteminde yiyecek içecek maliyetlerinin oluşturulması çalışmaları klasik yöntemlerdeki gibi muhasebe dışında bir takım excel tabloları oluşturarak hazırlamanın aksine muhasebe sisteminin içine çekilmiştir. Dolayısıyla ASMAN sisteminde, üniteler bazında oluşturulan Y/İ gelir kayıtlarının yanında, yine aynı şekilde üniteler bazında Y/İ maliyet kayıtları da günlük olarak oluşturulmaktadır. Dolayısıyla Otel yönetimi tarafından, ister aybaşından o güne kadar, ister yılbaşından o güne kadar, ister iki tarih arası (örn. bayram periyodu vs.) ister aylık, ister haftalık, ister günlük olarak Genel müdür her ne şekilde isterse ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sistemi geleneksel yöntemlerin aksine 4-5 gün bir hafta gecikmeyle değil de anında Genel müdürün bilgisine arzu ettiği şekilde sunar... ASMAN sisteminde maliyet raporlarınını hazırlanması için, klasik yöntemlerde olduğunun aksine ayrıca bir cost control birimine ihtiyaç yoktur... 5.Raporlamalarda kolaylık ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama sisteminde günlük muhasebe kayıtlarının (gelir, gider, ödeme, tahsilat, maliyet) tamamlanmasının akabinde "Bütçe Karşılaştırmalı Aylık faaliyet Raporları" ve "Aylık Cost Raporları" aynı anda son derece kolaylıkla ve süratle hazırlanır... 6. Daha etkin bir maliyet kontrolü ASMAN Uniform Otel Muhasebe, finans, Bütçe ve Raporlama sisteminde ayrıca bir Cost Control birimine gerek yoktur. Çünkü stok, transfer ve maliyet kayıtları günlük olarak geçilmektedir. 7. Daha az personelle daha çok iş ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sisteminde, işlerin yürütülmesi için geleneksel sistemlerde olması gereken personel miktarının aksine, hemen hemen yarı yarıya bir personel sayısı ile çalışırsınız. 8. Daha kısa zamanda daha çok iş ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sisteminin uygulanmasıyla geleneksel yöntemlere nazaran özellikle otel yönetimine hazırlanacak (faaliyet ve cost) raporlamalarda çok daha az zamana ihtiyacınız vardır. Faaliyet raporları için cost biriminin hazırlayacağı cost raporlarını beklemeniz gerekmez. Raporların hazırlanmasında gerekli olan tek şey o aya ait tüm kayıtların (Accounting records) geçildiğinden emin olmanızdır. Bundan sonra ise o aya ait Faaliyet ve Cost raporlarının ASMAN sistemi ile raporlanması çok kısa sürede ve de çok kolaydır. 9. Bütçeleme kolaylığı ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sisteminde bütçe uygulamaları, her ne şekilde çalışılırsa çalışılsın (OB, BB,HB,FB, AI) biri ya da hepsi hiç farketmez, çok kolay olup bütçeleme, ASMAN a dahil diğer tüm alt yöntemler gibi standardize edilmiştir. 10. Kendi kendini denetleyen sistem ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sisteminde, Geleneksel sistemlerin aksine F/O in kontrolü çift taraflı yapılır, Ayrıca cash/nakdi ve mahsubi kayıtları farklı kişiler yapar. Dolayısıyla sadece paranın alınması veya CL a kaldırılması mutabakat için yetmez, ayrıca ft.sinında kesilmiş olmasını arar sistem. Buna bir nevi double check de diyebiliriz. Kısaca self audit/control. B-) ASMAN UNIFORM MUHASEBE, FİNANS, BÜTÇE VE RAPORLAMA SİSTEMİ BİR BİLGİSAYAR PROGRAMI MIDIR? ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama sistemi, Genellikle terminolojide bir karışıklık olduğu için söylüyorum; Bir Bilgisayar (Muhasebe) programı değildir. Tüm muhasebe bilgisayar programları hepimizin bildiği gibi, Muhasebe kayıtlarını geçmede, defter tutmakda, bizlere yardımcı olan,bizlere sürat kazandıran (burası tartışılır) programlardır. Dolayısıyla kendi başlarına muhasebe yapamazlar. Ayrıca muhasebe bilgisayar programlarını sadece kullanmayı bilmeniz yetmez, Muhasebeyi -ki müsbet bir bilimdir- de çok iyi bir şekilde bilmeniz gerekir. Hangi muhasebe bilgisayar programı olursa olsun, bu bilgisayar muhasebe programlarının içinİ sizin işlemeniz ve kayıtların çerçevesini sizin çizip, muhasebe sistemini sizin oluşturmanız gerekir. İşte ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sistemi bu noktada devreye girer ve size yardımcı olur. Ancak muhasebe bilgisayar programlarının şu aşamada ASMAN Uniform Otel Muhasebe,Finans, Bütçe ve Raporlama Sistemi nin tam anlamıyla full otomasyon anlamında verimli olarak uygulanmasında destekleyip destekleyemeyeceği ise yapılabilecek ilave yazılım değişikliklerine bağlıdır. Yapılamayan yazılım değişikliklerinde ise ASMAN kayıtları entegre olarak değil de manuel olarak atılır. C-) ASMAN UNIFORM MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİNİ KENDİ OTELİNİZDE UYGULAYABİLİRMİSİNİZ ? Tabiki uygulayabilirsiniz. Ancak mevcut muhasebe sisteminizin ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sistemine uygun olacak şekilde yeniden yapılandırılmasına (re-design) ihtiyaç vardır. Veya kapasitesi ne olursa olsun, yeni açılacak bir otel ise en baştan, otelin kendi yapısına uygun olacak şekilde, ASMAN Uniform Otel Muhasebe Finans, Bütçe ve Raporlama Sistemini uygulayabilirsiniz. D-) ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİNİN ÖNCELİKLERİ NELERDİR? Birinci öncelik, yönetimin ihtiyaçlarına mali anlamda her konuda süratle cevap verebilmek. İkinci öncelik, otokontrolü sağlamış ve şeffaf bir yapı olması nedeniyle denetimde kolaylık. Üçüncü öncelik ise (Bankalar,Alıcılar,Satıcılar vs gibi) 3. şahıslardır SONUÇ Geleneksel sistem/lerde, (Amerikan otelciliğinin kullandığı "Uniform system of Accounts for Hotels" de dahil olmak üzere), özellikle F&B maliyetleri konusunun çok zayıf olması, bu konuya ciddi olarak eğilmeme ve Otelin faaliyet raporlarını hazırlamamız için; 1- İlle de cost control biriminden çıkacak olan cost raporunu beklememiz mi gerek? 2- Cost control birimi olmadan cost raporlarını hazırlayamazmıyız? 3- Özellikle Y/İ maliyet raporlamalarında (Outletler ve otel geneli olarak) yönetimin isteklerine süratle cevap verebilmek için nasıl bir yapı oluşturulmalı? 4- Faaliyet Raporlarını ve Cost Raporlarını çok daha süratli bir şekilde nasıl hazırlarız? 5- Mevcut geleneksel sistemler yönetime yeterince destek olabiliyor mu?, 6- Geleneksel sistemlerin eksik tarafları nelerdir? gibi soruların cevabını aramaya itmiştir beni. Kanaatim odur ki ASMAN Uniform Otel Muhasebe, Finans, Bütçe ve Raporlama Sisteminin getirdiği yeni uygulamalarla otel mali yapılarının, yönetimin ihtiyaçlarına uygun olarak (Bütçeleme, kayıt ve Raporlama) standardizasyonunda önemli ilerleme ve gelişmeler olacaktır. Sevgi ve Saygılarımla, Adnan SisMAN * ASMAN, Türkçe karakter kullanmadan Adımın ve soyadımın baş harfleri ve soyadımın son hecesinin birleşmesinden oluşmuştur. Şimdi bu konu ile ilgili 2. yazıyı da okuyup, ASMAN SİSTEMİ plan ve bütçe uygulaması ile ilgili bölümü Download edip deneyelim. |
 |
 |
 |
| EKLENEN YORUMLAR |
|
|
| www.adnansisman.com Turizmci ve Otelcilerin Web Sitesi |
| www.adnansisman.com |
| Ahmet Cem Yenal Monday, September 21, 2009 7:57:08 AM Mükemmel gözüküyor, şifre bildiriminizden sonra inceleyeceğim. Teşekkürler. |
| ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE, FİNANS, BÜTÇE VE RAPORLAMA SİSTEMİ (Asman Altın-Planlama, Bütçeleme ve Raporlama Modülü) İNDİR VE DENE |
| ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE, FİNANS, BÜTÇE VE RAPORLAMA SİSTEMİ (Asman Gümüş-Planlama ve Bütçeleme Modülü) İNDİR VE DENE |